Impliquer les parties prenantes externes dans la gestion des déchets des organisations de tourisme et d’événementiel

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« Réduire les déchets dans le tourisme et l’événementiel »

Vous avez décidé de travailler à la réduction et au traitement des déchets dans votre organisation touristique ou d’événementiel ? Bienvenue à bord !

Dès lors que les enjeux locaux (étape 2) sont clairs, il est temps d’impliquer les parties prenantes externes tels que vos fournisseurs, vos clients, les institutions locales, la communauté et les entrepreneurs sociaux dans votre projet. Comment communiquer et collaborer avec eux ? Quelques astuces ci-dessous !

Pourquoi ?

• Anticiper les nouveaux enjeux et identifier les priorités de vos parties prenantes (y compris vos clients !)
• Améliorer l’acceptabilité de votre projet : en informant, écoutant et en prenant en compte les intérêts de toutes les parties prenantes, vous maximisez les chances de succès de votre projet
• Obtenir des informations et recommandations utiles pour la mise en oeuvre de votre projet de personnes travaillant sur le sujet ou le terrain. Certaines options peuvent avoir déjà été testées, et il y a beaucoup à apprendre des autres
• Rassembler différents points de vue et perspectives, qui vont permettre à votre projet d’être plus abouti
• Développer les synergies avec d’autres acteurs. Vous pourriez même être capable de réduire les coûts via la mutualisation
• Améliorer l’image de votre organisation : démontrer votre engagement

Comment impliquer les parties prenantes externes ?

Mettez en évidence votre volonté de progresser vers une meilleure gestion des déchets : n’ayez pas honte de ne pas avoir mis en oeuvre beaucoup d’actions pour le moment, ne vous vantez pas de ce que vous faites déjà. Contactez plutôt vos différentes parties prenantes en les interrogeant sur leurs points de vue.

Outils:

Quelles parties prenantes ?

Sur la base de l’étape 2 – Comprendre le contexte local, vous devriez avoir une bonne connaissance de vos principales parties prenantes.

Pour rappel, en termes de responsabilité sociale, le texte de référence, ISO 26000, définit une partie prenante comme un “individu ou un groupe ayant un intérêt dans les décisions ou les activités d’une organisation”. Les parties prenantes peuvent être impactées par vos décisions ou bien exercer une influence sur les résultats de votre projet.

L’objectif n’est pas d’impliquer tout le monde, mais plutôt les personnes pertinentes pour une action donnée. Par exemple, vous n’avez pas besoin d’inviter tout le personnel de l’autorité locale à assister à votre atelier de travail pour créer de nouveaux outils de communication relatifs à l’alimentation. Vos clients et les ONG locales semblent être plus pertinentes dans ce cas de figure.

Ci-dessous sont présentées quelques parties prenantes qui nous paraissent être les plus importantes à impliquer.

Clients

Assurez-vous d’obtenir des informations concernant les priorités de vos clients, de savoir s’il existe une ligne rouge à ne pas franchir en termes de gestion des déchets, et s’ils ont des suggestions. 

Vous pouvez également essayer d’interroger des influenceurs sur les réseaux sociaux, qui pourraient ensuite demander à leurs followers leurs avis sur le sujet. Ils pourront aussi apporter de la visibilité à votre projet. 

Vos voisins

Vos voisins sont souvent les plus impactés par votre gestion des déchets – qu’elle soit bonne ou mauvaise. Par exemple, si vos clients fument devant votre établissement, le voisinage va profiter des mégots de cigarettes jetés sur le trottoir. 

Dans le même temps, certains de vos voisins peuvent être intéressés pour mutualiser des ressources dans le cadre de leur stratégie de gestion des déchets. Par exemple, si tous les restaurants d’une même rue choisissent le même opérateur de ramassage des déchets, le coût de transport sera réduit.

Vos fournisseurs et vos sous-traitants

Il est crucial que vous informiez vos fournisseurs et vos sous-traitants de vos objectifs environnementaux.

• Vérifiez avec eux s’ils proposent des services ou biens plus durables.
• Expliquez-leur vos attentes. Par exemple, vous pouvez leur dire que ça ne vous dérange pas qu’ils vous fournissent des produits de seconde main ou moins beaux, mais moins chers. 
• Vérifiez leurs processus et leurs pratiques : demandez des certifications et vérifiez leurs déclarations environnementales, ainsi que les matériaux qu’ils utilisent.
• Quand à vos futurs partenaires, souvenez-vous que le moyen le plus facile de s’assurer de la durabilité de leurs pratiques est d’inclure ce point dans vos contrats et cahiers des charges.

Il existe bien entendu de nombreuses autres parties prenantes, mais comme nous n’avons pas connaissance de votre contexte local, vous êtes le mieux placé pour savoir avec lesquels une collaboration est la plus pertinente ! 

• Autorités locales, experts, opérateurs de déchets, fédérations touristiques, associations environnementales, entrepreneurs, média et influenceurs, agriculteurs, écoles, artistes de festival, chambre de commerce, … la liste est très longue !
• Vous pouvez également demander aux parties prenantes avec lesquelles vous êtes déjà en contact si elles ont des suggestions quant aux personnes que vous devriez contacter.

4 étapes: informer, écouter, débattre, adapter

Souvenez-vous que pour établir un dialogue constructif avec vos parties prenantes, il est toujours préférable de leur expliquer vos objectifs, et de quelle façon ce qu’ils peuvent proposer pourra être utilisé.

Utilisez les 7 principes pour un dialogue constructif définis par le Comité 21 (en français) : 1. Se donner les moyens de changer ; 2. Prendre en compte les intérêts divers, voire divergents ; 3. S’engager à choisir des parties prenantes et des enjeux pertinents ; 4.Impliquer toutes les parties prenantes en désignant un facilitateur interne ou externe ; 5. Respecter les valeurs du dialogue ; 6. Ancrer la démarche dans le temps et la durée ; 6. Rendre compte des résultats de la démarche à l’ensemble des acteurs

1. Informer

Informer les parties prenantes de vos performances concernant la gestion des déchets, et de ce que vous souhaitez faire, en particulier si cela peut les concerner (par exemple, si vous commencez un compostage dans le voisinage). N’oubliez pas que vos parties prenantes peuvent avoir un niveau de connaissance du sujet variable, donc soyez pédagogique dans votre approche.

2. Ecouter

Essayer de comprendre leurs intérêts, leurs besoins et leurs pratiques actuelles, et comment cela peut s’articuler avec votre projet.

Par exemple, l’Hôtel Kitchen a interrogé ses clients sur leur perception de l’installation de panneaux de communication dédiés au gaspillage alimentaire lors d’un petit-déjeuner en buffet. « Les clients étaient contents de voir les messages, et ont indiqué que cela les avait sensibilisé. Il ont toutefois souligné l’importance d’éviter de « blâmer » le consommateur dans les messages. Plus de la moitié des clients interrogés considéraient que le gaspillage alimentaire était un « gros » problème et plus de 70% étaient prêts à fournir, contre incitation, leurs préférences alimentaires ou à indiquer à l’hôtel leur présence/absence lors des repas. Plusieurs clients ont indiqué attendre des hôtels qu’ils participent à des programmes de récupération des denrées ». 

3. Débattre

Soyez prêt à débattre avec les parties prenantes, répondre à leurs peurs ou incompréhensions, et même parfois défendre vos projets si les oppositions sont importantes.

Cela peut prendre du temps et ne doit pas forcément être fait d’un seul coup .Vous pouvez organiser des réunions ponctuelles ou régulières, voire formaliser une structure comme un Comité pour que les personnes concernées se rencontrent régulièrement et discutent des défis à venir.

4. Adapter

• Pouvez-vous trouver des synergies avec d’autres acteurs ? Leurs projets sont-ils liés aux vôtres ?
• Si certaines de vos pratiques soulèvent des préoccupations, pouvez-vous les changer ?
• Y a t-il des nouvelles idées qui ont émergées et qui pourraient être intéressantes à développer ?

Leurs commentaires devraient vous aider à déterminer vos prochaines priorités dans l’étape 5 !

Activités pour engager et dialoguer

• Dans le dialogue avec les parties prenantes, il existe plusieurs niveaux d’engagement, qui impactent les outils d’interactions.
• Pensez en termes temporels: voulez-vous les garder engagés ou informés dans la durée ? Est-ce un dialogue ponctuel ou un dialogue de long terme ?
• Organisez le dialogue en fonction des objectifs de la réunion (informer, engager, brainstorm…) et le type de public visé. Par exemple: un déjeuner d’affaires/petit déjeuner officiel/professionnel, un verre informel/une visite pour les clients.

> Liste non-exhaustive d’activités permettant le dialogue, selon le degré d’engagement et d’ouverture*:

• Fourniture d’informations: article sur votre site web ou vos réseaux sociaux, publicité, médias écrits, brochure, conférence, rapport annuel, porte à porte, …
• Consultation: questionnaires, groupes de discussion, comités de spécialistes, enquêtes, sondages d’opinion, entretiens, analyses, workshop interactif, ….
• Concertation: commissions multi-acteurs, comité dédié…
• Négociation:  médiation, résolution de conflits
• Co-création: projets communs, partenariats
• Co-management: parties prenantes présentes au sein du conseil d’administration ou de l’équipe de planification

* les sources incluent Comité 21, Harris, GIZ, UNEP

Exemple: Les îles Scilly, qualifiées d' »Espace de remarquable beauté naturelle » sont devenues de plus en plus touristiques, avec plus de 130 000 visiteurs chaque année. Comme cela a un impact sur les paysages, un dialogue a été initié : « Making the most of the Islands ». Jetez un oeil au rapport expliquant les différentes étapes.

Et regardez notre étape 6 concernant l’organisation d’un workshop collaboratif !