Elaborez un plan d’action par l’intelligence collective dans le tourisme ou l’événementiel

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« Réduire les déchets dans le tourisme et l’événementiel »

Vous avez choisi de vous lancer dans une démarche de réduction de déchet dans votre organisation touristique ou événementielle? Bienvenue à bord! Maintenant que vous avez réalisé les 5 premières étapes et que vos priorités sont clairement définies, nous vous recommandons de vous concentrer sur le passage à l’action dans une démarche collaborative.

Si vous faîtes partie d’une petite organisation, cette étape n’est peut-être pas nécessaire et déjà couverte par l’étape 5… Construire un plan d’action dans une démarche collaborative est particulièrement utile quand vous avez de nombreux collaborateurs impliqués ou impactés par la gestion des déchets.

Vous pouvez organiser cet atelier collaboratif avec différentes parties prenantes: votre « équipe verte » si vous en avez une, ou plus largement avec les collaborateurs qui œuvrent à la stratégie (de réduction de déchets), voire l’ensemble des parties prenantes intéressées (fournisseurs, ONGs, clients…).

Pourquoi ?

• Comme nous l’avons vu au cours de l’étape 4, l’implication des parties prenantes, internes et externes, aide à trouver de nouvelles idées, à consolider l’engagement des participants et à prévenir les tensions.
• Un atelier collaboratif va vous permettre d’identifier les éléments clé de la mise en place et de vous assurer que vous n’avez rien oublié.
• Vous bénéficierez de l’expérience terrain des participants, tout en vérifiant la faisabilité des activités, et en boostant votre créativité grâce à l’intelligence collective.
• L’atelier peut aussi vous aider à identifier des volontaires pour mettre en place les solutions, ou à minima, d’engager vos collègues dans le projet.
• Un atelier de créativité va vous aider à construire un plan d’action plus détaillé.

Comment organiser un atelier collaboratif ?

Etapes :

Outils :

1. Consolider les informations

Avant tout, on fait souvent l’erreur de se précipiter vers la solution avant même de s’approprier le contexte ou de comprendre la réelle source du problème, ce qui conduit inévitablement à un échec lors de la mise en place, et à identifier des solutions à impact et efficacité faibles.

Exemple : Dans l’espace de coworking Makesense, nous avons mis en place le tri sélectif pour le papier (même si nous imprimons peu). 

Avant de définir puis de mettre en place des solutions, assurez vous d’avoir réalisé les étapes précédentes et de partager une synthèse des constats réalisés aux participants de l’atelier de brainstorming (Cf. partie 3. Préparer le contenu de l’atelier)

2. Identifier les enjeux

Vous devriez maintenant avoir une ébauche d’une (ou plusieurs) problématique(s) qui va vous permettre de définir un plan d’action s’attaquant aux types de déchets les plus importants pour vous (en termes d’urgence et d’impact). La formulation doit être SMART:

➔ Spécifique: se rapporte à un type de déchet.

➔ Mesurable: indique où on commence et où on souhaite s’arrêter.

➔ Ambitieux: va provoquer de nouvelles opportunités et être impactant.

➔ Réaliste: peut être atteint.

➔ Temporellement défini: Dans 4 semaines ? 3 mois ? 2 ans ?

Pour chaque problématique vous pourrez ensuite :

• Analyser les conditions, les pour et contre.
• Vérifier ce qui a déjà été essayé en interne ou dans des structures similaires.
• Réfléchir à un objectif spécifique que vous aimeriez atteindre.
• Quel format aimeriez vous obtenir à l’issue du workshop ? (un plan d’action, des scénarios utilisateur, un contenu pour une campagne de communication, un échéancier, etc.)
• Quelles sont les ressources sur lesquelles vous pouvez vous appuyer et quelles sont les contraintes à gérer ?
• Préparer les documents nécessaires (cartes géographiques, textes légaux, etc.)

Cet exercice devrait vous aider à détailler chaque enjeu et à définir des guides qui aideront les participants à se focaliser sur un plan d’action compréhensible, utile et concret.

Exemple : Comment puis-je mettre en place le tri sélectif des déchets organiques et le composte?

• Objectifs : Réduire le coût de la collecte de déchets de 30% et attirer de nouveaux clients par la certification.
• Livrables:
  • Template de livrable
  • Processus à suivre par les employés
  • Identification des conteneurs les plus adaptés et de leur placement
  • Stratégie de communication

3. Préparer le contenu de l’atelier

3.1 Invitations & communications

• Cela va évidemment dépendre du périmètre sur lequel vous avez sélectionné les participants : équipe verte seulement ; ambassadeurs proches-collègues; cercle étendu de collaborateurs dans l’organisation ; parties prenantes externes (partenaires, fournisseurs, clients,…)
• Vous pouvez vous appuyer sur les volontaires locaux makesense via makesense hotspot.
• Si vous souhaitez organiser un événement publique, voici quelques outils qui vous aideront à communiquer et notamment à créer un événement Facebook :

3.2 Méthodologie

Nous vous recommandons de solliciter un facilitateur externe qui explique les règles, l’agenda, et vous aide dans l’animation de l’atelier.

• Assurez-vous de mettre en place une ambiance créative et constructive tout au long de l’atelier en mettant en place quelques règles.
• Quelques astuces pour créer une ambiance créative :
  • les idées doivent tenir en quelques mots,
  • les participants rebondissent sur les idées des autres mais ne les commentent ou jugent pas,
  • chacun écrit et partage ses idées unes à unes.

3.3 Introduction

Grâce au deck de slides que vous avez construit au cours des étapes précédentes, vous pouvez faire une présentation de 10 minutes au sujet :

• de la vision,
• du contexte,
• du type de déchets traités dans votre structure,
• des acteurs locaux ainsi que d’exemples inspirants,
• de solutions que vous aimeriez mettre en place,
• des enjeux et des livrables attendus de la part des participants.

3.4 Phase de discussion:  Divergence

La première phase vise à libérer la créativité des participants afin qu’ils apportent de nouvelles idées à partir de leur expérience et points de vue personnels. Cette phase doit être rapide, dynamique et prolifique. Identifiez des questions qui vous aideront à trouver des idées originales qui seront consolidées plus tard dans la le template de livrable que vous avez fourni.

3.5 Phase de discussion:  Convergence

A ce moment-là, vous pourrez séparer les participants en de plus petits groupes afin qu’ils puissent remplir le template de livrable que vous avez créé lors de la phase de définition des enjeux. Vous pouvez préparer autant de templates qu’il y a de groupes et ainsi vous donner la possibilité de traiter plusieurs enjeux sur différents types de déchets.

4. Conduire l’atelier et faciliter les échanges

4.1 Préparation

Matériel nécessaire:
❏ Post-its/eco-Post-its (dos de reçus usagés ou petits bouts de papier brouillon)
❏ Stylos/crayons (n’hésitez pas à emprunter)
❏ Carton ou tableau blanc ou à craie si vous en avez un

4.2 Préparer le goûter zéro déchet

• Légumes crus
• Pichet d’eau (avec des tranches de citron ou des feuilles de menthe)
• Ce que vous aimez ! (vous pouvez aussi demander aux participants d’apporter ce qu’ils souhaitent)

4.3 Préparez l’espace de travail

Arrivez tôt afin d’être calme et détendu lorsque les autres arrivent! Pour la mise en place, assurez-vous que vous avez une grande table avec des chaises pour tout le monde.

Si vous avez des bureaux, essayez de les regrouper afin d’obtenir une mise en place homogène.

Distribuez des paquets de Post-its/eco-Post-its + un stylo ou crayon à chaque participant.

Sur le tableau ou sur une feuille de papier sur le mur, écrivez :

• Les enjeux, objectifs et contraintes
• L’agenda
• Le template de livrable

4.4 Arrivée et accueil

Les participants arrivent !! Vous êtes enthousiastes et en même temps légèrement nerveux… Notamment parce que vous n’êtes pas sûr de l’heure d’arrivée du prochain participant! Pas d’inquiétude, suivez ces astuces :

• Qu’il y ait des problèmes de traffic importants ou que les participants aient une perception assez flexible du temps, il peut arriver d’attendre longtemps entre l’arrivée de participants.
• Parfois il n’y a qu’une ou ou deux personnes qui arrivent à l’heure et potentiellement un long temps d’attente avant que les suivants arrivent. Faîtes en sorte que ce temps d’attente ne soit pas gênant !
• Accueillez personnellement chaque personne qui arrive. Posez-leur des questions sur eux, invitez-les à s’asseoir. Prévoyez une activité pour les premiers arrivants telle que le visionnage notre chaîne Youtube (lien) ou demandez-leur de vous aider à couper les légumes en bâtonnets pour le buffet.

4.4 Faciliter les échanges

Cette vidéo peut vous aider à comprendre ce qu’on attend d’un bon facilitateur :

Vous pouvez suivre cet agenda:

• Accueil (20 min)
• Icebreaker adapté à l’audience
• Introduction
  • Agenda (2 min)
  • Constats (10 min)
  • Questions (10 min)
  • Règles (2 min)
• Divergence (30 minutes)
• Séparation en groupes en fonction de leur intérêt (5 minutes)
• Convergence (45 minutes)
• Pitch et feedback (40 minutes)

4.5 Capitaliser

Prenez des photos pendant les différentes phases de l’atelier.

Production de contenus sur le template:

• Pendant la phase de convergence passez d’un groupe à l’autre afin de vous assurer que tous les participants sont à l’aise pour participer, qu’ils ne se perdent pas dans des conversations sans fin, et qu’ils remplissent le template fourni. Rappelez aux participants qu’une personne au sein de chaque groupe va devoir présenter le résultat de leur travail pendant 5 minutes devant l’audience.
• Pendant la présentation l’audience doit rester silencieuse. Ensuite, l’audience a 5 minutes pour s’exprimer sur ce qui lui semble être pertinent et proposer des idées d’amélioration de la solution, pendant que l’équipe qui présente prend note des remarques.

Remerciez les participants avant leur départ, et récupérez leur email (si vous ne les aviez pas déjà). 

Envoyez un retour par mail (ci-dessous quelques astuces:)

• Remerciez-les pour leur contribution.
• Présentez les solutions produites: vous pouvez préparer un rapport synthétique avec quelques photos des templates remplis ainsi que les liens vers les vidéos des pitchs.
• Vous pouvez les inviter à rejoindre votre « Equipe Verte ».
• Invitez-les également à s’inscrire à votre newsletter si vous en avez une.
• Partagez des photos/vidéos du workshop.

Vous pouvez également partager des photos, solutions, etc. dans le groupe/événement hotspot, et inviter les participants à faire de même.

5. Définissez votre plan d’action

Vous pouvez copier les questions ci-dessous et les adapter à vos besoins spécifiques le cas échéant:

• Quelles actions ?
• Quelles échéances ?
• Qui sera en charge de la réalisation ?
• Où en est-on (A faire / en cours / terminé) ?